ITIN para extranjeros: qué es, quién lo necesita y cómo pedirlo

El ITIN aparece en casi todos los trámites que hace un extranjero en EE. UU.: al abrir una cuenta, al crear una LLC, al presentar impuestos o al vender una propiedad. Y casi siempre con la misma duda: ¿lo necesito yo? Muchas veces la respuesta es que no, o que todavía no. Te explicamos qué es, quién lo necesita de verdad, cómo se pide y qué errores hacen que el IRS lo rechace, con las instrucciones oficiales en la mano.

Qué es el ITIN y qué no es

El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) es un número de identificación fiscal de nueve dígitos que emite el IRS, la agencia tributaria de EE. UU. Tiene el mismo formato que un número de Seguro Social. Existe para que puedan cumplir con sus impuestos las personas que lo necesitan y no tienen derecho a un SSN, sea cual sea su situación migratoria.

Según el propio IRS, el ITIN se emite solo a efectos fiscales federales. Por eso conviene tener claro lo que no hace:

• No te autoriza a trabajar en EE. UU.
• No te da ni te cambia ningún estatus migratorio.
• No te da derecho a prestaciones del Seguro Social ni al crédito por ingreso del trabajo (EITC).
• No sirve como documento de identidad fuera del sistema fiscal federal.

Además, no se puede tener a la vez un ITIN y un SSN. Si más adelante recibes un número de Seguro Social, debes dejar de usar el ITIN y avisar al IRS para que unifique tu historial.

Quién lo necesita y quién no

Necesitas un ITIN si tienes una obligación o un derecho fiscal federal y no puedes obtener un SSN. Los casos más habituales:

• Eres extranjero no residente y debes presentar una declaración de impuestos en EE. UU., por ejemplo porque tienes ingresos vinculados a un negocio en el país.
• Eres residente a efectos fiscales y tienes que declarar, pero no tienes derecho a SSN.
• Eres el cónyuge o dependiente de un ciudadano o residente que te incluye en su declaración.
• Quieres aplicar un convenio fiscal entre tu país y EE. UU. para pagar menos retención.

Y, según el IRS, no lo necesitas si eres ciudadano estadounidense, si tienes tarjeta de residencia o si tienes derecho a un SSN, por ejemplo porque tienes un visado o permiso que te autoriza a trabajar. En ese caso, debes pedir el número de Seguro Social, no el ITIN.

¿Lo necesitas para tu LLC o tu cuenta bancaria?

Aquí está la confusión más habitual. En muchos casos, no:

• Para crear la LLC y obtener su EIN, el número fiscal de la empresa, no hace falta un ITIN. Lo explicamos en nuestra guía sobre cómo abrir una LLC en Florida siendo extranjero.
• Para la declaración informativa de una LLC de un solo dueño extranjero (el formulario 5472), las instrucciones del IRS piden el número fiscal estadounidense del dueño «si lo tiene». Si no lo tiene, se usa un número de referencia en su lugar. Lo detallamos en nuestra guía del formulario 5472.
• Para abrir una cuenta bancaria, la norma federal permite a los bancos identificarte con tu pasaporte. Algunos piden ITIN o SSN por política propia, pero no es un requisito legal. Lo vemos en cómo abrir una cuenta sin SSN.

Y al revés: el IRS no concede un ITIN solo para abrir una cuenta. Las excepciones que lo permiten sin declaración se limitan a casos concretos, como cuentas que generan ingresos vinculados a un negocio en EE. UU., y exigen una carta original del banco.

Donde sí suele aparecer el ITIN es más adelante: si tu LLC tiene ingresos que te obligan a presentar una declaración personal en EE. UU., normalmente el formulario 1040-NR, necesitarás un ITIN y lo pedirás junto con esa declaración. Si esa obligación existe en tu caso es una pregunta para un contador.

Cómo se pide: el formulario W-7

El ITIN se solicita con el formulario W-7 (versión de diciembre de 2024). La regla general es que lo envíes junto con tu declaración de impuestos federal, no por separado, y antes de la fecha límite de esa declaración. El IRS no cobra nada por tramitarlo.

El paquete normalmente incluye:

1. El formulario W-7 completo, con el motivo por el que lo pides marcado.
2. Tu declaración de impuestos federal, salvo que te acojas a una excepción.
3. Los documentos que acreditan tu identidad y tu condición de extranjero, originales o copias certificadas por quien los emitió.

En el formulario tendrás que indicar tu dirección en el país donde resides de forma permanente o habitual. Si lo envías por correo, los documentos originales te los devolverán a la dirección que pongas en la línea 2 del formulario.

Cuándo se puede pedir sin declaración

Hay casos en los que no tienes que presentar una declaración, pero aun así necesitas un ITIN porque alguien tiene que informar al IRS o retenerte impuestos. Las instrucciones del W-7 recogen cinco excepciones. Las más relevantes para quien tiene intereses en Miami:

Cada excepción exige documentos específicos que demuestren la situación, como una carta del banco, el contrato de la sociedad o los formularios de la retención. La quinta afecta a representantes de empresas extranjeras con obligaciones de presentación electrónica.

Documentos que acreditan tu identidad

El IRS acepta trece tipos de documentos, pero hay uno que lo simplifica todo: el pasaporte vigente. Es el único que sirve por sí solo para acreditar tu identidad y tu condición de extranjero. Si no lo usas, tendrás que presentar al menos dos documentos de la lista, y uno de ellos debe llevar foto.

Lo importante es el formato: el IRS pide originales o copias certificadas por el organismo que los emitió. Una fotocopia autenticada ante notario no sirve. Eso es lo que hace que muchas personas prefieran no enviar el pasaporte por correo y buscar una de las vías en persona.

Tres formas de presentarlo

El IRS publica la lista oficial de agentes certificadores, ordenada por estado en EE. UU. y por país en el extranjero. En esa lista, los que llevan asterisco son agentes de aceptación, que te ayudan con el formulario pero no pueden certificar tus documentos: con ellos tendrías que enviar igualmente los originales. Si quieres conservar tu pasaporte, busca uno sin asterisco.

Hay una cuarta opción con plazas limitadas: algunos centros de ayuda fiscal gratuita (VITA) tienen agentes certificadores. Si estás en el sur de Florida, te contamos dónde sacar el ITIN en Miami, con las oficinas, los centros y los agentes de la zona.

Plazos, caducidad y renovación

• Plazo de respuesta: el IRS indica unas 7 semanas para notificarte el resultado, y de 9 a 11 semanas si lo pides en temporada de impuestos (del 15 de enero al 30 de abril) o desde el extranjero.
• Caducidad: si tu ITIN no aparece en al menos una declaración federal durante tres años seguidos, caduca el 31 de diciembre del tercer año.
• Renovación: solo tienes que renovarlo si ha vencido y vuelves a necesitar presentar una declaración. Se hace con el mismo formulario W-7, marcando la casilla de renovación.
• Si necesitas pedir una prórroga o hacer pagos estimados antes de tener el ITIN, puedes hacerlo: el IRS indica escribir «ITIN TO BE REQUESTED» en la casilla del número.

Ojo con los créditos fiscales: para reclamar algunos, el ITIN tuyo, de tu cónyuge o de tus dependientes debe estar asignado antes de la fecha límite de la declaración. Si lo pides tarde, puedes perderlos.

Errores frecuentes

1. Pedir un ITIN cuando tienes derecho a un SSN. El IRS no lo concede, y retrasa todo lo demás.
2. Pedirlo sin una razón fiscal. El ITIN no se emite «por si acaso» ni solo para abrir una cuenta.
3. Enviar el W-7 sin la declaración cuando no te acoges a ninguna excepción.
4. Enviar fotocopias o copias notariales. Tienen que ser originales o copias certificadas por quien emitió el documento.
5. Usar la dirección de envío de las declaraciones. Las solicitudes de ITIN van a una dirección propia en Austin, Texas.
6. Dejarlo vencer sin darte cuenta. Tres años sin usarlo en una declaración y tendrás que renovarlo.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

El ITIN es una pieza más del puzle: primero la empresa, luego la cuenta y, cuando hay una obligación fiscal, el número para cumplirla. Si estás empezando, repasa cómo abrir tu LLC y dónde abrir tu cuenta. Y si quieres que alguien revise tu caso, en inMiami.ai estamos construyendo una red de contadores y profesionales independientes en Miami, en español y en inglés.